Zorgorganisatie kiest voor SharePoint ter vervanging van oude server
“Wij zorgen voor anderen, BNS hybrIT zorgt voor ons.”
Al 20 jaar vertrouwt deze palliatieve zorgorganisatie op de technische expertise van Business Network Systems (BNS hybrIT). Toen hun server zijn beste tijd had gehad, vonden ze al snel de weg naar hun vertrouwde IT-partner. De opties waren of de server vervangen, of kiezen voor een cloud-oplossing. BNS hybrIT raadde de laatste optie aan, want de meeste eigen applicaties en de applicaties die zorginstellingen vanuit de overheid gebruiken, zijn web-based. Bovendien werkt men met gevoelige data die altijd toegankelijk moet zijn en waarbij patiëntgegevens veilig opgeslagen moeten worden.
Een stafmedewerker vertelt: “Om mee te gaan met de tijd hebben we voor SharePoint en Microsoft 365 gekozen. Het fijne aan samenwerken met BNS hybrIT is voor ons dat ze onze organisatie begrijpen. Ze weten dat wij geen technische achtergrond hebben. BNS hybrIT geeft ons advies en opleidingen op maat – en dit met veel aandacht en geduld.”
“Het fijne aan samenwerken met BNS hybrIT is voor ons dat ze onze organisatie begrijpen. Ze weten dat wij geen technische achtergrond hebben. BNS hybrIT geeft ons advies en opleidingen op maat – en dit met veel aandacht en geduld.”
Stafmedewerker bij zorgorganisatie
SharePoint als nieuwe oplossing
Zorginstallaties ontvangen subsidies van de overheid en voeren daarnaast opdrachten uit in opdracht van de overheid. Dit betekent dat zij moeten voldoen aan wet- en regelgeving rondom patiëntgegevens. Zo moeten de patiëntendossiers minimaal dertig en maximaal vijftig jaar bewaard worden. De oude servers werden door de hoeveelheid bestanden erg traag en hadden diverse mankementen. Stafmedewerker: “We konden geen risico nemen om op den duur zonder opslagmedium te vallen. Maar een nieuwe server zou heel wat kosten…”
Bijna alle applicaties van deze zorgorganisatie en de applicaties van de overheid die de vzw gebruikt, zijn bovendien web-based. “Tel daarbij op dat er over twee jaar een verhuis gepland is, en de som was snel gemaakt. Een cloud-oplossing was een logische stap voor ons”, zegt de stafmedewerker. BNS hybrIT stelde SharePoint in combinatie met Microsoft 365 voor. Op deze manier is de zorgorganisatie niet alleen klaar voor de toekomst, maar deze oplossing drukte ook de kosten omdat er geen dure nieuwe server aangeschaft moest worden.
“Onze oude server was aan vervanging toe. BNS hybrIT stelde SharePoint in combinatie met Microsoft 365 voor. Op deze manier zijn we niet alleen klaar voor de toekomst, maar het drukt ook de kosten omdat we geen dure nieuwe server hoeven te kopen.”
Stafmedewerker bij zorgorganisatie
Nieuwe, logische mappenstructuur en beter versiebeheer
Eerst en vooral vond er een gesprek plaats waarbij uitgelegd werd hoe een nieuwe structuur eruit kon zien. Stafmedewerker: “We kozen voor verschillende ‘kasten’ naast elkaar, met in elke kast verschillende ‘leggers’ of bibliotheken.” De overstap naar SharePoint was voor de zorgorganisatie ook een uitgelezen kans om kritisch naar de bestanden en de mappenstructuur te kijken. Medewerkers hadden de gewoonte om documenten lokaal of op een eigen manier op te slaan, wat de efficiëntie van versiebeheer niet ten goede kwam.
De stafmedewerker en haar team kregen daarom ‘huiswerk’ voor de aanvang van het project. Omdat de bestaande structuur op de server toch herzien moest worden, was dit een goed moment om te kijken of de mappenstructuur nog goed was en of er nog verbetering mogelijk was. Stafmedewerker: “Met de hulp van BNS hybrIT hebben we dubbele bestanden verwijderd en onze bestanden een nieuwe, overzichtelijke indeling gegeven.”
“Naast SharePoint werd ook MFA (meervoudige verificatie) ingesteld. Dit is voor BNS hybrIT een belangrijke vereiste wanneer een klant bestanden en data in de cloud wil opslaan.
Stafmedewerker bij zorgorganisatie
Naast de nieuwe structuur en de inrichting van SharePoint werd ook MFA (meervoudige verificatie) ingesteld. Dit is voor BNS hybrIT een belangrijke vereiste wanneer een klant bestanden en data in de cloud wil opslaan. Voor de zorginstelling moest dit ook een essentieel onderdeel van de oplossing zijn, omdat men dagelijks met gevoelige patiëntgegevens werkt. Daarenboven werd er ook gekozen voor Microsoft 365, het cloudplatform van Microsoft waarbij men de nieuwste productiviteitsapps zoals Microsoft Teams, Excel, PowerPoint, Word, Outlook en meer kan gebruiken.
“BNS hybrIT organiseerde een aantal opleidingen op het niveau van onze medewerkers. Nu we de basis van SharePoint en Microsoft 365 onder de knie hebben, kijken we ernaar uit om ons meer te verdiepen in de mogelijkheden.”
Stafmedewerker bij zorgorganisatie
Opleidingen en advies op maat
Toen de nieuwe mappenstructuur was uitgetekend, was het tijd voor de ‘lift en shift’. Stafmedewerker vertelt: “Dit was de effectieve overdracht van de bestanden van de servermappen naar de nieuw ingerichte SharePoint-omgeving. BNS hybrIT heeft ervoor gezorgd dat dit quasi geruisloos verlopen is, door dit op feestdagen en in verlengde weekenden in te plannen. Op dit moment zijn we bezig met de volledige omzetting naar de cloud en de complete loskoppeling van de server.”
“BNS hybrIT heeft ervoor gezorgd dat dit quasi geruisloos verlopen is, door dit op feestdagen en in verlengde weekenden in te plannen.”
Stafmedewerker bij zorgorganisatie
Wat men erg prettig vond tijdens dit project, was de manier van communiceren en het advies op maat dat BNS hybrIT gaf. Zo werd door BNS hybrIT geadviseerd om met ambassadeurs te werken. In elk team werd een ambassadeur uitgekozen, die als eerste uitleg kregen over de nieuwe oplossing. Wat zijn de mogelijkheden? Hoe werkt SharePoint en Microsoft 365? Het team van de zorginstelling kon daarbij rekenen op de uitgebreide kennis van BNS hybrIT, als Microsoft Gold Partner.
“Onze ambassadeurs konden alle vragen van collega’s beantwoorden en meedenken over de nieuwe structuur. Door ‘fans’ te creëren krijg je de rest van de organisatie ook makkelijker mee in het verhaal”, legt de stafmedewerker uit. “Verder werden er een aantal opleidingen georganiseerd op het niveau van onze medewerkers. Nu we de basis onder de knie hebben, kijken we ernaar uit om ons meer te verdiepen in de mogelijkheden van SharePoint en Microsoft 365.”
“Wij zijn niet alleen fan van SharePoint, maar ook van BNS hybrIT. BNS hybrIT is toegankelijk, behulpzaam, oplossingsgericht en communiceert open en eerlijk. Wij zijn mensen die in de zorg werken, we zijn geen IT’ers. BNS hybrIT begrijpt dat en blijft altijd geduldig en respectvol.”
Stafmedewerker bij zorgorganisatie
Fan van de nieuwe oplossing én van BNS hybrIT
Stafmedewerker en haar collega’s zijn erg te spreken over de nieuwe oplossing. “We merken een wereld van verschil in efficiëntie. Ons documentbeheer en versiebeheer is compacter, we vinden bestanden sneller terug en documenten zijn up-to-date. Ook kunnen we nu samenwerken aan documenten, waardoor je ziet wat de ander aanpast en er geen dubbele bestanden meer rondzwerven.”
“Onze collega’s konden altijd met vragen bij BNS hybrIT terecht, het team voelde als een verlengde van onze eigen organisatie.”
Stafmedewerker bij zorgorganisatie
Stafmedewerker is niet alleen fan van SharePoint, maar ook van BNS hybrIT. “BNS hybrIT is toegankelijk, behulpzaam, oplossingsgericht en communiceert open en eerlijk. Wij zijn mensen die in de zorg werken, we zijn geen IT’ers. BNS hybrIT begrijpt dat en blijft altijd geduldig en respectvol in hun uitleg. Onze collega’s konden altijd met vragen bij BNS hybrIT terecht, het team voelde als een verlengde van onze eigen organisatie. Het is onze taak om te zorgen, die van BNS hybrIT om ons te ontzorgen. Ik hoop dan ook dat we nog lang mogen samenwerken.”
Benieuwd naar wat BNS voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op.